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ワーク・ライフバランス情報局

2011.09.07

■先送りという仕事の癖（改善編）■

みなさんこんにちは、ワーク・ライフバランスコンサルタントの深堀雅史です。

前回は「先送りという仕事の癖（分析編）」として、仕事を先送りしてしまう人を
6つのタイプに分けられるというお話をさせていただきましたが、
自分に当てはまるタイプがあった方は、改善案をみつけられましたでしょうか。

続編の 今回はタイプ別の改善案のご紹介です。
前回に引き続きPRESIDENT（プレジデント社　発行）掲載のものと、
おまけで私からの改善案もご紹介します。
自分のタイプを発見した方も、部下や同僚のタイプを見つけてしまった人も(笑)、ぜひ参考にしてみてください！

1.【完璧主義タイプ】
パワーポイントやスライドを完璧に仕上げなくてはと思うあまり、なかなか手をつけられない。
中途半端なものをつくるぐらいなら、やらないほうがマシ。となって身動きがとれない。
「100点を取らなければならない」という、自分の内側にある基準に囚われている。
【改善案】
内側の基準ばかりでなく外側の基準に照らし合わせてみましょう！
例えば自分の100%の基準で仕上げなくてはいけないと思っていた資料は、
上司からすれば80%のもので問題なかったということもあるでしょう。

※私がオススメするのは資料作成の際にまず下書きをするということ。
メモ帳や要らない紙の裏でかまわないので、資料作成に入る前に上司や同僚と
スライドのストーリーや完成イメージを共有し、過剰品質を防いでいます。

2.【効率主義タイプ】
最新の仕事術を身につけて効率的に仕事を片づけようと思っているのに、
机の上にノウハウ本がたまるばかりで、肝心の仕事に手がつけられない。
効率的なやり方にこだわるあまり、仕事の肝心な部分を先送りしてしまう。
【改善案】
効率化といってもあらゆる仕事が効率化できるわけではない。
マニュアル化不能な仕事は、えいやっと始めてしまうしかない
効率主義タイプとは、効率化できるものとできないものの
仕事の「仕分け」ができていない人々でもあるでしょう。

※私がオススメするのはリマインド役の設定。
タスクごとに、いわゆる「おしり叩き役」というのを決めてしまいましょう。
定期的にリマインドが入ることで、「えいやっ！」と始めざるをえなくなるでしょう。

3.【心配性タイプ】
たった1本、アポイントの電話をかけることが、なぜかできない。
親から年中怒られる環境で育った人に多く見られる。
人に文句を言われたくないという外側の基準に囚われている。
【改善案】
TODOリストをカード化して、トランプのババ抜きの要領で1枚引き、その仕事から片づけていくのもいい方法。
仕事を始める前に悪い結果を予測して手が止まる。
それを防止するには、始める前にあれこれ考えない工夫をするといい。

※私がオススメするのは（このタイプの人を見つけたら）「ありがとう」と声をかけてあげること。
このタイプの人は、いざ進めた仕事も周囲からの指摘を恐れて共有しない傾向があります。
そこで「（結果はどうあれ）共有してくれてありがとう」や「難しい案件なのに頑張ってくれてありがとう」と、
とにかく褒めたり感謝の言葉をかけてあげることで
「ダメな時があっても良いんだ」という気持ちをもってくれるでしょう。

4.【白昼夢タイプ】
頭の中だけで仕事を完結させてしまう。
物事の段取りを考えそれがうまく進んでいく過程まで想像するが、
それですっかり満足してしまい実際には何もしない。
【改善案】
このタイプは自己愛的な傾向が強いので、周囲からグズだと罵られてもそれをあまり苦にしません。
ただ、映画や小説の主人公のような気分になれれば彼らは喜んで仕事をする。
いわば、白昼夢の中で現実の仕事をしてもらうという感じだろう。

※私がオススメするのは細かい面談の機会を設定すること。
自分が他人の感覚とずれていることは、仕事上マイナスに働くこともある
ということをよくよく理解させる必要があります。
（ただし、その人のよさを消してしまうことにならないよう、気を付ける必要はあるでしょう。）

5.【自分探しタイプ】
自分に合うことを探し出したいという気持ちが強すぎて、何かひとつに決めてしまうことを恐れる。
何かを始めようとするとすぐに目移りしてしまい、結局、何も始めることができない。

【改善案】
このタイプには「お試し期間」を設けるのがよいだろう。
絶対にミス・チョイスをしてはいけないと思うと動きだせないが、お試しだと思えば気軽に始められる。
※私がオススメするのは「やらなくてはいけない」という気持ちになれるかどうかで判断すること。
「やりたい、やってみたい」と思っても、
「やらないと」と思えなければなかなか実行に移せないことも事実です。
それは自分にとって本当に必要不可欠なものか？を考えることで目移りを防ぎ、
「必要だ！」と思うことで実行力に変えていくことができるでしょう。

6.【リスクテイカー（危機好き）タイプ】
締め切り直前にならないとやる気が出ず、いつも周囲に迷惑をかけてしまう。
仕事のやり方にこだわっていられなくなった結果、
一挙に仕事がはかどり一種の快感を得られるがゆえに
徐々にデッドライン直前まで仕事をやらないことが癖になってしまう。
【改善案】
モチベーションに依存して仕事を始めようとするのではなく、
機械的に仕事を始める仕組みをつくり、習慣にしていく。
完成度の高さや外からの評価といった「成果」を考えず、デッドラインだけを意識する。

※私がオススメするのはタスクの細分化と期待値のコントロール。
タスクを細分化することで、複数の細かい期日を設けてしまいます。
またモチベーションを上げる別の方法として、相手の期待値のコントロールを試みてみましょう。
相手の期待を上回る成果を出そう（出せる）と思うと、自分のモチベーションUPにつながるでしょう。

ちなみに、〆切直前に一気に終わらようとすると往々にして業務時間の見積もりが甘くなりがちです。
はじめに業務の全体感を把握することは「基本のき」。そこに加えて把握したいのが時間という軸です。
to　doリストだけでは把握できない時間の軸は、使い慣れた手帳や「働き方チェンジナビ」を活用してみてください！





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